En el artículo anterior nos referimos a la Gestión de Proyectos como
una herramienta estratégica para la dirección de nuestros emprendimientos. Lo cierto es que no es la única herramienta
estratégica y, adicionalmente, la Gestión de Proyectos debe ser complementada
con otras herramientas de gestión, de tal forma de obtener los mejores y más
competitivos resultados. Dentro de estas
herramientas de gestión complementarias se encuentra la Gestión de Contratos. La gestión de contratos puede tener varios
enfoques: operativo, administrativo o contractual. Cualquiera sea el énfasis que le demos,
siempre cumplirá un papel fundamental en el logro de nuestros objetivos.
Con justa razón no podemos plantear la pregunta de por qué considerar
a la gestión de contratos como una herramienta estratégica. Las razones son varias y trataremos algunas
de ellas a continuación:
Ø Los contratos establecen y definen los
derechos y obligaciones de las partes (contratante y contratado) en función de
un determinado alcance.
Ø Los contratos establecen la manera de cómo las
partes se relacionarán durante la ejecución del alcance definido para el
contrato. Se establece la forma
operativa de cómo las partes van a interactuar dentro de su relación
contractual.
Ø Los contratos definen el nivel o grado de
riesgo que es asignado para cada una de las partes con objeto de la
materialización del servicio o alcance.
Ø Se definirá el nivel de diligencia que el
contratista debe aplicar en su actuar durante la materialización del servicio o
alcance.
Ø Definen y establecen los marcos legales
aplicables a la implementación del contrato y su interpretación.
Existe gran variedad de otros elementos que se tratan dentro de un
contrato, no obstante los indicados en la lista precedente podrían considerarse
como los más relevantes en cuanto a su nivel de concepto e influencia sobre el
resto de los elementos.
Al dar una mirada a los elementos listados, podemos observar que todos
son de nivel estratégico, es decir, tienen relación con conceptos de gestión
que las partes deben tener definidos dentro de sus políticas de empresa y esto,
naturalmente, tiene relación con el cumplimiento de los objetivos que las
empresas plantean para su desarrollo y proyección. Por tanto, cuando establecemos un contrato,
lo debemos hacer teniendo presente que su operación tendrá directa influencia o
repercusión sobre los valores y anhelos de nuestra organización.
Entonces, cuando podemos percibir el grado de importancia que cada
contrato tendrá para nuestra organización, surge como consecuencia natural que
deberemos de actuar en forma proactiva y preventiva durante la negociación,
implementación y cierre de cualquier contrato.
Para cumplir con este último objetivo señalado entonces deberemos de
implementar un sistema que nos permita alcanzar tal propósito y es en este
punto en donde aparece la gestión de contratos como la herramienta adecuada y
necesaria. La gestión de contratos
entonces se preocupará que la implementación de los contratos de nuestra
organización, ya sea en el papel de contratante o contratado, sean
implementados manteniendo un alineamiento con los objetivos y políticas de la
organización.
En el contexto de la estandarización del PMBOK® a cualquier tipo de
proyecto, el PMI® tiene esta actividad de Gestión de Contratos como parte de la
Gestión de Adquisiciones, sin embargo, parece razonable y necesario aumentar el
nivel de importancia de esta área de gestión que es relevante dentro de la
industria de la construcción. Esta
opinión se puede respaldar incluso mencionando que la Gestión de Contratos
tiene su equivalente al PMBOK, es decir, su propio “cuerpo de conocimiento” que
es publicado por el organismo estadounidense “National Contract Management
Association” (NCMA) en su estándar “Contract Management Body of Knowledge” (CMBOK),
que ya está en su cuarta edición. Este
último documento establece los procesos y elementos que son aplicables a la
gestión de contratos en todas sus fases desde su concepción hasta el cierre.
Así por ejemplo, en el CMBOK en su tercera edición, establece que las
principales áreas de conocimiento para la gestión de contratos son:
1.
Pre-Adjudicación
2.
Estrategia
y Planificación de la Adquisición
3.
Post-Adjudicación
Estas áreas se
caracterizan en términos generales por:
Pre-adjudicación: definición de las estructuras y marcos
contractuales, leyes y normas aplicables, y principios de contratación para la
formación de los contratos.
Estrategia y Planificación de la Adquisición: planificación y
metodologías para la adquisición, negociación y adjudicación de contratos.
Post-Adjudicación: administración de contratos, manejo de cambios,
gestión de subcontratos, administración de la propiedad, disputas y cierre de
contratos.
Como conclusión podemos decir que la Gestión de Proyectos es crucial
para el éxito de los proyectos, no obstante el éxito de los proyectos también
dependerá en forma significativa del resultado de nuestra gestión de los contratos.
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