En forma progresiva hemos
revisado la idea de generar ventajas competitivas para nuestro proyecto o
empresa mediante la implementación de la Gestión de Proyectos y Gestión de
Calidad Total, las que deberían de permitir la existencia de condiciones
estratégicas para la implementación de un sistema operacional y funcional, actuando
a modo de un sistema nervioso central para la implementación de la Gestión de
Riesgos y Gestión Contractual que nos posibilitarían la movilidad coherente en
el cumplimiento de los objetivos de la empresa… a esta estructura hemos
agregado en el resumen del artículo anterior, la siguiente idea: “…y todos estos
sistemas de gestión actuando en coordinación.”
Este último concepto es gravitante al momento de pensar en el
funcionamiento orgánico de los sistemas presentados, dado que sin una adecuada
coordinación y objetivo común pierden su efectividad, transformándose en
ocasiones en un resultado completamente opuesto al buscado; convirtiéndose en
un lastre burocrático obstaculizando nuestras operaciones, cambiando su
orientación y transformándose como meta u objetivos en sí mismos, desvirtuando
su concepción original que es la de asistir y apoyar nuestras actividades en
pos de nuestros objetivos.
Entonces debemos agregar algunos
elementos que actúen de guía o marco de trabajo para la implementación de los
sistemas de gestión ya referidos. Para
ello nos apoyaremos en conceptos ya conocidos de la gestión general. El primero se refiere a la adecuada
definición y establecimiento de los objetivos de la empresa, y cuando hablamos
de estos objetivos nos deberíamos de referir a aquellos que sirven de guía para
nuestras actividades diarias y futuras.
Pero para una adecuada definición de estos objetivos, requeriremos de
algo más, lo que nos lleva al concepto clásico de establecer la Visión y Misión
de la empresa, base fundamental para la elaboración de las estrategias y
procedimientos de ser aplicados tanto en la gestión de la empresa como en la de
sus proyectos. ¿Y cómo se aplica esto
que parece más bien un marco teórico?, lo cierto es que su aplicación es
prominentemente práctica. En efecto, la
definición de la Visión de la empresa nos establece nuestro ideal, el sueño que
perseguimos, el estado de perfección en lo que hacemos, y como tal algo de
largo plazo que sirve de guía para apuntar todas nuestras actividades al fin
último que aspiramos; en otras palabras, con esto lo que hacemos es establecer
el sentido de existencia de nuestro esfuerzo y como tal nos servirá de guía
para determinar si lo que estamos haciendo se dirige o no hacia donde queremos
llegar; es decir, nos ayudará a discriminar cuáles de nuestras actividades
están enfocadas a nuestro objetivo final y cuales no, de tal forma de tomar
decisiones acertadas respecto de su implementación o descarte con el propósito
de concentrar nuestros esfuerzos y lograr mejores resultados en nuestros
emprendimientos. Siendo que la Visión,
es por concepción de largo plazo e idealizada, debemos definir objetivos
concretos alineados con ella, y a estos objetivos de mediano y corto plazo se
le denomina comúnmente la Misión de la empresa.
En la Misión estableceremos los objetivos que trataremos de alcanzar con
nuestras actividades diarias, representan el “qué” queremos lograr dentro del
corto y mediano plazo, una vez alcanzados estos objetivos, los renovamos o los
actualizamos en alineamiento con la Visión generándose un estado permanente de
mejora continua en búsqueda de nuestro objetivo final o ideal. Entonces, con este último concepto ya nos
acercamos a los que hacemos en forma diaria dado que para cumplir con nuestra
Misión debemos definir el “cómo” lo haremos, lo que nos lleva a las estrategias
operativas y tácticas, que podríamos traducir como los sistemas de gestión y
sus procedimientos.
Ahora bien, la Visión también
tendría por objetivo el ayudarnos a cubrir los vacíos o contradicciones que se
producen entre los diferentes sistemas de gestión o en general cualquier
actividad que desarrollemos, porque claramente no es posible definir y escribir
todos los detalles; normal y naturalmente se definirán los aspectos más
relevantes, sin embargo durante este proceso se pueden quedar elementos fuera
de las consideraciones o que sean contradictorios, y para definir y tomar
decisiones para resolver estos conflictos deberíamos de apoyarnos en la Visión
(también expresada en las políticas de la empresa o en los códigos de ética o
conducta según sea el caso). Por otra parte
y siguiendo el enfoque operacional, también deberemos de determinar si nuestras
actividades aportan o no valor a la empresa (o sus productos), es decir, si
presentan coherencia respecto de lo que perseguimos (nuestra Visión), llegando
entonces al segundo concepto que deberíamos de aplicar en esta implementación
de los sistemas de gestión; y nos referimos al Análisis de Valor Agregado
apoyado en el Análisis de Procesos.
En resumen, para generar una
ventaja competitiva sostenible en nuestras operaciones debemos construir una
base sólida y consistente mediante la definición coherente de nuestros
objetivos a través de la utilización de los conceptos de Visión y Misión; junto
con ello debemos de establecer y aplicar Estrategias Operativas (Sistemas de Gestión)
y su implementación (Procedimientos) alineados con los conceptos anteriores, esto
nos permitirá tomar decisiones respecto de aquellos puntos que presenten vacíos
o contradicciones en su utilización, ayudando de esta forma a aumentar la
eficacia de nuestros esfuerzos; lo anterior, complementado con la ayuda del
Análisis de Valor Agregado, que nos permitirá mantener una implementación
eficiente y flexible, aumentando la posibilidad de obtener los mejores
resultados posibles en el uso de los sistema de gestión seleccionados.
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